KOMPLEKSOWA ORGANIZACJA, KOORDYNACJA

Większość agencji ślubnych oferuje kompleksową organizację przyjęcia ślubnego. Na czym to polega?

Przede wszystkim na tym, że konsultant jest dostępny dla pary cały czas. Ten zawód wiąże się z nienormowanym czasem pracy, w związku z tym wedding planner służy pomocą wieczorami, w weekendy i święta. Jest w stałym kontakcie telefonicznym oraz mailowym. Jeśli Nowożeńcy podpisują umowę z agencją na dwa lata przed ślubem – konsultant jest dla nich przez cały ten okres czasu, w którym stanowi fachową opiekę i podporę oraz, co najważniejsze,  zapewnia spokój Parze Młodej.

Obowiązki Konsultanta Ślubnego w trakcie kompleksowej organizacji:

  • ciągła opieka nad Parą Młodą,

  • fachowa pomoc przy organizacji,

  • opracowanie kosztorysu,

  • nadzór nad budżetem, pilnowanie płatności,

  • opracowanie harmonogramu działań, pilnowanie terminów,

  • pomoc w znalezieniu miejsca przyjęcia,

  • pomoc w znalezieniu odpowiednich podwykonawców (prezentacja, analiza ofert),

  • negocjacje i podpisywanie umów,

  • rozliczenia z podwykonawcami,

  • zapewnienie transportu –  zarówno Gości jak i Pary Młodej,

  • logistyka i zakwaterowanie Gości,

  • dobór stylizacji i atrakcji,

  • opracowanie scenariusza ślubu i wesela,

  • koordynacja ślubu i wesela.

Ze stwierdzeniem „kompleksowa organizacja” bardzo często można się spotkać przeglądając oferty lokali, jednak nie ma to nic wspólnego z kompleksowością agencji ślubnej.

Lokale polecają zaprzyjaźnionych fotografów czy muzyków, a raczej ograniczają się do przekazania ich wizytówek. Żaden manager lokalu nie będzie weryfikował ofert kilkunastu podwykonawców, czy też nie pojedzie na przesłuchanie zespołu z Parą Młodą. Nie będzie negocjował cen, czy też nie będzie podpisywał umów. Tak samo wygląda sytuacja w dniu wesela. Manager sali może koordynować kelnerów, czy pracowników kuchni ale nie fotografa lub DJ-a. Tym zajmuje się konsultant ślubny i nikt inny. Podsumowując, manager dba o salę, a nie o Parę Młodą. 

Ponadto, zazwyczaj lokale weselne oferują stałe dekoracje albo w ogóle ich brak. To do konsultanta należy zadbanie o stylizację sali, tak by była zgodna z motywem przewodnim przyjęcia, spersonalizowana i niepowtarzalna. Tylko w ten sposób Para Młoda może poczuć się wyjątkowo.

KOORDYNACJA ŚLUBU I WESELA

Pewnie niejednych zastanawia ostatni punkt wymieniony przy obowiązkach konsultanta, a mianowicie, czym jest koordynacja ślubu i wesela? Otóż koordynacja jest niczym innym jak realizowaniem przygotowanego wcześniej scenariusza. Czym w takim razie jest scenariusz ślubny? Uwzględnia on godzinę i miejsce ślubu, godzinę i miejsce wesela, przygotowania Pary Młodej, zakres obowiązków dla poszczególnych konsultantów, godziny serwowania dań (w tym tortu), godziny atrakcji, czas pracy podwykonawców etc.

KOORDYNACJA TO:

  • rozwiązywanie problemów nagłych,

  • logistyka, transport, zakwaterowanie Gości,

  • stały kontakt z dostawcami, podwykonawcami i nadzór ich pracy,

  • pilnowanie przygotowań w kościele,

  • pilnowanie przygotowań w lokalu.

Jeśli Para Młoda pragnie w dniu wesela już niczym się nie martwić i zatrudnia konsultanta ślubnego do samej koordynacji, musi pamiętać, że to nie jest dla niego tylko jeden dzień pracy. To tydzień, albo nawet i dwa tygodnie działań, ponieważ Para Młoda na kilka dni wcześniej musi zaakceptować scenariusz przyjęcia. Następnie ustalane są szczegóły z podwykonawcami, jak również i w lokalu. Odbierane są materiały drukowane i ich segregacja. W czwartek lub piątek na dzień przed ślubem ustawiane są stoły i dekoracje. Pomijając sam dzień ślubu, w którym zadania były przedstawione powyżej, do obowiązków konsultanta należy również koordynacja poprawin i demontaż dekoracji, a także rozliczenia z podwykonawcami jak i z Parą Młodą.

Pamiętajmy, że pomimo tak licznych obowiązków, doświadczony wedding planner na weselu jest niewidoczny. Nie biega, nie krzyczy, nie powtarza wejścia do kościoła, jeśli Panna Młoda się potknęła. Nauczyliśmy się na szkoleniach, że  wesele to nie scena, a Goście i Para Młoda to nie aktorzy, więc nawet mimo największych starań, nie wszystko w 100% jest zależne od konsultanta. Warto więc podejść do wszystkiego z przymrużeniem oka i z humorem, by nie zepsuć sobie tego najpiękniejszego dnia niewielkim głupstwem.

Przypominamy, że nasza firma zapewnia nie tylko kompleksową, ale również częściową organizację. To znaczy, że  Para Młoda może skorzystać z naszych usług przy części przygotowań, np. przy dekoracjach, poszukiwaniach podwykonawców lub stylizacji Nowożeńców.