kaboompics_Home office desk with Macbook, iPhone, calendar, watch & organizer (1)

KOMPLEKSOWA ORGANIZACJA, KOORDYNACJA

Większość agencji ślubnych oferuje kompleksową organizację przyjęcia ślubnego. Na czym to polega?

Przede wszystkim na tym, że konsultant jest dostępny dla pary cały czas. Ten zawód wiąże się z nienormowanym czasem pracy, w związku z tym wedding planner służy pomocą wieczorami, w weekendy i święta. Jest w stałym kontakcie telefonicznym oraz mailowym. Jeśli Nowożeńcy podpisują umowę z agencją na dwa lata przed ślubem – konsultant jest dla nich przez cały ten okres czasu, w którym stanowi fachową opiekę i podporę oraz, co najważniejsze,  zapewnia spokój Parze Młodej.

Obowiązki Konsultanta Ślubnego w trakcie kompleksowej organizacji:

  • ciągła opieka nad Parą Młodą,

  • fachowa pomoc przy organizacji,

  • opracowanie kosztorysu,

  • nadzór nad budżetem, pilnowanie płatności,

  • opracowanie harmonogramu działań, pilnowanie terminów,

  • pomoc w znalezieniu miejsca przyjęcia,

  • pomoc w znalezieniu odpowiednich podwykonawców (prezentacja, analiza ofert),

  • negocjacje i podpisywanie umów,

  • rozliczenia z podwykonawcami,

  • zapewnienie transportu –  zarówno Gości jak i Pary Młodej,

  • logistyka i zakwaterowanie Gości,

  • dobór stylizacji i atrakcji,

  • opracowanie scenariusza ślubu i wesela,

  • koordynacja ślubu i wesela.

Ze stwierdzeniem „kompleksowa organizacja” bardzo często można się spotkać przeglądając oferty lokali, jednak nie ma to nic wspólnego z kompleksowością agencji ślubnej.

Lokale polecają zaprzyjaźnionych fotografów czy muzyków, a raczej ograniczają się do przekazania ich wizytówek. Żaden manager lokalu nie będzie weryfikował ofert kilkunastu podwykonawców, czy też nie pojedzie na przesłuchanie zespołu z Parą Młodą. Nie będzie negocjował cen, czy też nie będzie podpisywał umów. Tak samo wygląda sytuacja w dniu wesela. Manager sali może koordynować kelnerów, czy pracowników kuchni ale nie fotografa lub DJ-a. Tym zajmuje się konsultant ślubny i nikt inny. Podsumowując, manager dba o salę, a nie o Parę Młodą. 

Ponadto, zazwyczaj lokale weselne oferują stałe dekoracje albo w ogóle ich brak. To do konsultanta należy zadbanie o stylizację sali, tak by była zgodna z motywem przewodnim przyjęcia, spersonalizowana i niepowtarzalna. Tylko w ten sposób Para Młoda może poczuć się wyjątkowo.

KOORDYNACJA ŚLUBU I WESELA

Pewnie niejednych zastanawia ostatni punkt wymieniony przy obowiązkach konsultanta, a mianowicie, czym jest koordynacja ślubu i wesela? Otóż koordynacja jest niczym innym jak realizowaniem przygotowanego wcześniej scenariusza. Czym w takim razie jest scenariusz ślubny? Uwzględnia on godzinę i miejsce ślubu, godzinę i miejsce wesela, przygotowania Pary Młodej, zakres obowiązków dla poszczególnych konsultantów, godziny serwowania dań (w tym tortu), godziny atrakcji, czas pracy podwykonawców etc.

KOORDYNACJA TO:

  • rozwiązywanie problemów nagłych,

  • logistyka, transport, zakwaterowanie Gości,

  • stały kontakt z dostawcami, podwykonawcami i nadzór ich pracy,

  • pilnowanie przygotowań w kościele,

  • pilnowanie przygotowań w lokalu.

Jeśli Para Młoda pragnie w dniu wesela już niczym się nie martwić i zatrudnia konsultanta ślubnego do samej koordynacji, musi pamiętać, że to nie jest dla niego tylko jeden dzień pracy. To tydzień, albo nawet i dwa tygodnie działań, ponieważ Para Młoda na kilka dni wcześniej musi zaakceptować scenariusz przyjęcia. Następnie ustalane są szczegóły z podwykonawcami, jak również i w lokalu. Odbierane są materiały drukowane i ich segregacja. W czwartek lub piątek na dzień przed ślubem ustawiane są stoły i dekoracje. Pomijając sam dzień ślubu, w którym zadania były przedstawione powyżej, do obowiązków konsultanta należy również koordynacja poprawin i demontaż dekoracji, a także rozliczenia z podwykonawcami jak i z Parą Młodą.

Pamiętajmy, że pomimo tak licznych obowiązków, doświadczony wedding planner na weselu jest niewidoczny. Nie biega, nie krzyczy, nie powtarza wejścia do kościoła, jeśli Panna Młoda się potknęła. Nauczyliśmy się na szkoleniach, że  wesele to nie scena, a Goście i Para Młoda to nie aktorzy, więc nawet mimo największych starań, nie wszystko w 100% jest zależne od konsultanta. Warto więc podejść do wszystkiego z przymrużeniem oka i z humorem, by nie zepsuć sobie tego najpiękniejszego dnia niewielkim głupstwem.

Przypominamy, że nasza firma zapewnia nie tylko kompleksową, ale również częściową organizację. To znaczy, że  Para Młoda może skorzystać z naszych usług przy części przygotowań, np. przy dekoracjach, poszukiwaniach podwykonawców lub stylizacji Nowożeńców. 

kaboompics_Home office desk with Macbook, iPhone, calendar, watch & organizer (1)

KIM JEST KONSULTANT ŚLUBNY?

To pytanie pewnie pojawia się w Waszych głowach coraz częściej, ponieważ zawód konsultanta ślubnego zyskuje coraz bardziej na popularności. Za granicą już nikogo nie dziwi taka profesja. Przykładowo w USA to już norma. Pierwszą rzeczą po otrzymaniu pierścionka zaręczynowego szczęśliwa narzeczona zgłasza się do wedding plannera z prośbą o zorganizowanie ślubu i wesela.

KONSULTANT ŚLUBNY – BEZPŁATNY ZAWÓD?

Ostatnio wyczytałam, że konsultant nie powinien brać wynagrodzenia. Ale dlaczego? Przecież to zawód jak każdy inny, a nie akcja charytatywna. Skoro jesteśmy w stanie zapłacić te 3 tysiące złotych za pracę fotografa, który jest z nami przez jeden wieczór, to dlaczego mamy nie wynagradzać konsultanta ślubnego, który jest przez cały okres przygotowań z Parą Młodą? Jeśli Narzeczeni decydują się na zatrudnienie takiej osoby na 2 lata przed ślubem, to jest ona z nimi przez cały ten okres. Taki zawód nie polega na zleceniu i wykonaniu zadania. To bardzo czasochłonne zajęcie, podczas którego specjalista dba o każdy etap przygotowań do ślubu. Od znalezienia odpowiedniego miejsca na ceremonię i przyjęcie weselne, poprzez zatrudnianie najlepszych podwykonawców, dekoracje, stylizacje zarówno Nowożeńców, jak i samej uroczystości, aranżacje atrakcji dla dzieci i dorosłych, wszelkie działania logistyczne, aż po samą koordynację wesela. Konsultant dla swojej Pary Młodej jest dostępny 24 godziny na dobę i jest z nimi w stałym kontakcie. Taka praca wymaga naprawdę ogromnego wysiłku, by stworzyć przyjęcie, które będzie spełnieniem marzeń Narzeczonych.

CO ZYSKUJE PARA MŁODA?

Na pewno oszczędność czasu. Jeśli ktoś sam organizował swoje wesele, to wie ile czasu potrafią pochłonąć przygotowania. Ponadto, konsultant ślubny to osoba, która cały stres związany z organizacją bierze na siebie. Według mnie nie ma nic gorszego niż niewyspana i zestresowana Panna Młoda. Bywa, że wciąż biega z telefonem przy uchu, odbiera na ostatnią chwilę papeterię ślubną i sama troszczy się o swoich gości,. Zapomina przy tym o najważniejszej osobie w tym dniu, czyli o SOBIE! Wydaje mi się, że w obecnych czasach, mając dookoła siebie tyle udogodnień, należy zatrudnić wyspecjalizowanego agenta ślubnego, który pozwoli się Wam poczuć jak prawdziwe gwiazdy w dniu wesela. Jeśli powierzamy projekt własnego mieszkania profesjonalnemu architektowi, to dlaczego nie możemy pozwolić sobie na podobny luksus podczas planowania najważniejszego dnia w życiu?

KONSULTANT ŚLUBNY – ABSURDY NA FORACH INTERNETOWYCH

Oczywiście, to Para Młoda decyduje w jakim stopniu potrzebuje pomocy agencji ślubnej. Niedawno na jednym z forum ślubnych, ktoś napisał, że nigdy nie pozwoliłby na odebranie jej przyjemności z przygotowań do własnego ślubu. Przepraszam, ale większej głupoty w życiu nie przeczytałam! Jak to „odebranie”? Konsultant ślubny nigdy nie pozwoliłby sobie na zorganizowanie czyjegoś wesela bez konsultacji z przyszłą Panną Młodą. Współpraca polega na przedstawianiu propozycji, z których Para Młoda skorzysta, albo nie.

Naszym zadaniem jest pomoc w momentach, w których wiele Par sobie po prostu nie radzi. Nie wie co jest modne, jakie dokumenty są im potrzebne, w jakim czasie powinni zarezerwować miejsce na wesele, a w jakim szukać sukni ślubnej. Może nie potrafią wybrać odpowiedniego DJ-a albo ułożyć menu, bo większość znajomych to wegetarianie. Jeśli Panna Młoda potrzebuje i chce pomocy codziennie, my dla niej będziemy codziennie. Jeśli Pan Młody poprosi nas o koordynację samego wesela, nie ma problemu, będziemy razem tylko jeden wieczór. Pamiętajcie jednak, że koordynacja wiąże się z wcześniejszym spotkaniem z Parą Młodą.  Konsultant będzie musiał zostać wprowadzony w temat wesela i uzyskać niezbędne informacje, bez których nie poprowadzi prawidłowej koordynacji. Jednak to Wy jesteście dla nas najważniejsi i dlatego staramy się Was jak najlepiej poznać, by spełnić Wasze marzenia.

Nasza oferta skierowana jest również do polskich par mieszkających za granicą, którzy nie mają możliwości zaplanowania wesela i potrzebują wsparcia w postaci przedstawiciela, który zajmie się najważniejszymi kwestiami w organizacji.